Cách xuất email Gmail sang PDF kèm tệp đính kèm

Những thứ bạn cần

Sử dụng trình duyệt Chrome trên máy tính để bàn, mở và đăng nhập vào Gmail. Cài đặt tiện ích Local Export for Gmail từ Chrome Web Store, sau đó làm mới Gmail để nút xuất dữ liệu xuất hiện.

Lưu file PDF và các tệp đính kèm.

1. Chọn cuộc hội thoại trong Gmail.

   Sử dụng hộp kiểm bên cạnh cuộc hội thoại. Nhấp vào nút Xuất mục đã chọn rộng. Nếu bạn vừa cài đặt tiện ích mở rộng, hãy làm mới tab Gmail trước.

2. Kiểm tra đoạn hội thoại đã chọn.

   Tab xuất khẩu hiển thị chủ đề và số lượng email. Tất cả các email trả lời trong cuộc hội thoại đó đều được bao gồm, ngay cả khi bạn chọn nó từ kết quả tìm kiếm.

3. Nhấp vào Xuất tệp ZIP.

   Tiện ích mở rộng này đọc email, thu thập tệp đính kèm và chuẩn bị tệp PDF. Số lượng tệp đính kèm sẽ được cập nhật khi tìm thấy tệp. Hãy giữ Gmail và tab xuất tệp mở cho đến khi quá trình tải xuống hoàn tất.

4. Mở các tập tin đã lưu của bạn.

   Khi Đã lưu bản xuất hiện ra, hãy nhấp vào Hiển thị trong thư mục. Giải nén tệp ZIP, sau đó mở tệp conversation.pdf bên trong thư mục chứa cuộc hội thoại. Các tệp đính kèm của nó nằm trong thư mục bên cạnh.

Nội dung của tệp ZIP

Trong đoạn hội thoại mẫu về việc hoàn trả chi phí, biên lai và bảng chi tiết chi phí được gửi trong cùng một tin nhắn. Một tin nhắn trả lời xác nhận số tiền. Việc xuất file sẽ giữ nguyên đoạn hội thoại đó trong tệp PDF và bảo toàn tệp PDF biên lai và tệp CSV chi phí dưới dạng các tệp có thể sử dụng được bên cạnh.

Mỗi cuộc hội thoại sẽ được lưu dưới dạng PDF theo thứ tự thời gian. Các tệp đính kèm gốc được lưu giữ riêng biệt để bạn có thể mở, chỉnh sửa hoặc chia sẻ chúng ở định dạng gốc.

01-September travel reimbursement/
  conversation.pdf
  attachments/
    001/
      01-receipt-september.pdf
      02-expense-breakdown.csv
export-report.json
READ-ME.txt

Đây là cấu trúc thư mục thực tế từ ví dụ tổng hợp của chúng tôi. Tên tệp đính kèm được thêm tiền tố số để tránh xung đột. Báo cáo ghi lại tên gốc, kích thước và mã kiểm tra của chúng.

Tôi có thể sử dụng chức năng In của Gmail thay thế được không?

Vâng. Để in toàn bộ cuộc hội thoại dưới dạng PDF, hãy mở cuộc hội thoại trong Gmail, nhấp vào "In tất cả", sau đó chọn "Lưu dưới dạng PDF" trong hộp thoại in của Chrome. Để in chỉ một tin nhắn, hãy sử dụng menu "Thêm" của tin nhắn đó và chọn "In". Google đã hướng dẫn cả hai tùy chọn này trong hướng dẫn in của Gmail.

Bạn vẫn cần tải xuống các tệp đính kèm riêng lẻ. Chức năng Local Export for Gmail sẽ thu thập tệp PDF cuộc hội thoại và các tệp gốc của nó vào một tệp ZIP duy nhất.

Để hiểu sự khác biệt giữa hình ảnh nhúng và hình ảnh bên ngoài, hãy đọc cách lưu hình ảnh nội tuyến và tệp đính kèm gốc. Để chọn phương pháp khác, hãy so sánh Gmail Print, Takeout và xuất PDF đã chọn.

Một vài điều cần biết

Hãy thử một mẫu theo phong cách doanh nhân.

Ví dụ bổ sung này xuất ra báo giá nhà bếp, hóa đơn và đặt chỗ du lịch, cùng với 3 tệp PDF hội thoại, 7 email và 5 tệp đính kèm gốc. Các email là ví dụ giả lập, được xuất ra từ ứng dụng thực tế.

Mở tệp PDF chứa đoạn hội thoại báo giá.Tải xuống mẫu báo cáo kinh doanh dạng ZIP.