Local Export for GmailChọn Gmail Print để in tin nhắn hoặc đoạn hội thoại thành PDF. Chọn Google Takeout để lưu trữ hộp thư. Chọn Local Export for Gmail khi bạn muốn chọn các đoạn hội thoại riêng lẻ dưới dạng các tệp PDF khác nhau và các tệp đính kèm gốc của chúng được gộp chung trong một tệp ZIP.
Mỗi phương pháp mang lại cho bạn điều gì?
| Mục tiêu của bạn | Một phương pháp phù hợp | Những điều cần biết |
|---|---|---|
| Đọc hoặc in một đoạn hội thoại | Gmail In tất cả | Chọn "Lưu dưới dạng PDF" trong Chrome. Lưu các tệp đính kèm gốc riêng biệt. |
| Lưu giữ một vài đoạn hội thoại đã chọn cùng với các tệp tin. | Local Export for Gmail | Một tệp PDF theo trình tự thời gian cho mỗi cuộc hội thoại, các tệp đính kèm gốc riêng biệt và báo cáo xuất khẩu trong một tệp ZIP. |
| Lưu trữ hộp thư hoặc chuẩn bị di chuyển hộp thư. | Google Takeout | Đây là kho lưu trữ dữ liệu của Google. Dữ liệu thư Gmail sử dụng định dạng MBOX; nó không phải là một bộ PDF hội thoại được tạo sẵn. |
| Ghép các tài liệu đính kèm thành một tệp PDF duy nhất. | Quy trình hợp nhất PDF riêng biệt | Chức năng Xuất cục bộ giữ nguyên các tệp đính kèm ở định dạng gốc, cùng với tệp PDF cuộc hội thoại. |
Khi chức năng in tích hợp sẵn của Gmail là đủ.
Nếu bạn cần một bản PDF dễ đọc của một cuộc hội thoại duy nhất và không có tệp gốc nào để thu thập, hãy bắt đầu với tùy chọn tích hợp sẵn của Gmail. Mở cuộc hội thoại, chọn In tất cả, và chọn Lưu dưới dạng PDF trong hộp thoại in của Chrome. Đối với một tin nhắn, hãy mở menu Thêm của tin nhắn đó và chọn In. Google đã hướng dẫn cả hai cách trong hướng dẫn in Gmail của họ.
Tệp PDF ghi lại cuộc hội thoại đã được in. Các tệp đính kèm gốc như bảng tính, biên lai PDF hoặc tệp ZIP dự án vẫn là các tệp bạn cần tải xuống riêng. Nếu bạn chỉ thực hiện việc này thỉnh thoảng, phương pháp thủ công có thể là tất cả những gì bạn cần.
Khi nào Google Takeout phù hợp hơn?
Để lưu trữ hộp thư, hãy sử dụng Google Takeout. Chọn Mail, chọn các tùy chọn dữ liệu và phương thức gửi có sẵn, rồi tạo bản xuất. Google giải thích quy trình lưu trữ trong phần Tải xuống dữ liệu Google của bạn. Bản xuất Gmail sử dụng định dạng thư MBOX, hữu ích cho việc lưu trữ email và các công cụ có thể nhập MBOX.
Kho lưu trữ hộp thư có chức năng khác với một tập hợp nhỏ các tệp PDF dễ đọc. Việc tạo bản sao PDF từ kho lưu trữ MBOX yêu cầu một công cụ hoặc bước chuyển đổi khác. Chức năng Xuất cục bộ không nhập kho lưu trữ Takeout, không thay thế bản sao lưu hộp thư hoặc đảm bảo xuất không giới hạn.
Khi quá trình xuất PDF đã chọn lưu công việc
Tính năng Local Export for Gmail rất hữu ích khi cần giữ nguyên trạng thái dễ đọc của một loạt các cuộc hội thoại hóa đơn, phê duyệt của khách hàng hoặc bàn giao dự án trong khi các tệp gốc vẫn có thể sử dụng được. Trên trình duyệt Chrome trên máy tính, tìm các cuộc hội thoại trong Gmail, chọn hộp kiểm của chúng, nhấp vào Xuất mục đã chọn và sau đó Xuất ZIP. Tệp ZIP sẽ nhóm mỗi tệp PDF của cuộc hội thoại với các tệp con của nó, vì vậy bạn không cần phải ghép nối các tệp tải xuống riêng lẻ theo cách thủ công.
Phiên bản miễn phí hỗ trợ xuất tối đa 3 cuộc hội thoại mỗi lần, không có hình mờ hoặc hạn mức hàng ngày. Phiên bản Pro có giá €29 một lần cho tối đa 50 cuộc hội thoại mỗi lần trên 2 trình duyệt hoạt động. Cả hai gói đều giữ nguyên giới hạn 200 email, tổng cộng 100 MiB cho nội dung nguồn và hình ảnh đã tải về, tính chung và 200 MiB tệp ZIP cuối cùng. Xem chi tiết giới hạn tại đây.
Chức năng tìm kiếm trong Gmail chỉ tìm các cuộc hội thoại; nó không cắt bớt các cuộc hội thoại được xuất ra chỉ còn lại các tin nhắn phù hợp. Nếu bạn tìm kiếm theo ngày hoặc loại tệp đính kèm, tệp xuất ra vẫn có thể chứa các thư trả lời khác trong chuỗi đã chọn đó. Hãy xem lại cuộc hội thoại trước khi chia sẻ. Xem hướng dẫn cách chọn và xuất hàng loạt.
Kiểm tra thông tin cá nhân và chi tiết tệp
Chức năng Xuất cục bộ (Local Export) soạn thảo email trên thiết bị của bạn và không tải nội dung tin nhắn hoặc tệp đính kèm lên Sami Studio. Chức năng này sử dụng phiên trình duyệt Gmail hiện có của bạn, với các quyền mà Chrome liệt kê trong quá trình cài đặt. Bạn vẫn cần đăng nhập vào Gmail và có kết nối internet; hình ảnh bên ngoài có thể được tải thông qua máy chủ proxy hình ảnh của Gmail của Google. Thanh toán và cấp phép là các yêu cầu máy chủ riêng biệt. Hãy đọc sơ đồ luồng dữ liệu.
Các tệp đính kèm gốc vẫn được tách biệt khỏi tệp PDF. Hình ảnh được hỗ trợ có thể hiển thị bên trong tệp; hình ảnh không khả dụng sẽ được báo cáo. Báo cáo xuất liệt kê tên gốc, kích thước và mã kiểm tra SHA-256. Các mã kiểm tra này giúp kiểm tra tính nhất quán của tệp, nhưng bản xuất không phải là bằng chứng được chứng nhận hoặc kho lưu trữ pháp y. Phông chữ và bố cục phức tạp có thể khác với Gmail.
Hãy kiểm tra một tệp ZIP mẫu từ ứng dụng thực tế, được tạo bằng các email ví dụ tổng hợp, trước khi chọn phương pháp. Đối với các câu hỏi cụ thể về hình ảnh, hãy đọc phần hình ảnh nội tuyến và tệp đính kèm gốc.